Мастер - класс сотрудников эвент – агентства «Арт-Мания» для слушателей специализации «Менеджмент в музыкальной индустрии» Государственного университета управления и читателей журнала Billboard

Организатор фестиваля «Усадьба. Джаз» агентство «Арт-Мания» в лице его менеджеров Екатерины Фенцовой, Анастасии Черноскутовой и Татьяны Сафоновой провели мастер - класс для слушателей специализации «Менеджмент в музыкальной индустрии» ГУУ и читателей ведущего мирового музыкального бизнес – издания, журнала Billboard. Занятие началось с констатации того факта, что путь от идеи проведения фестиваля к ее воплощению подразумевает массу организационных моментов: от аренды концертной площадки до обустройства работы билетных касс и автомобильных парковок. Впрочем, каким бы ни было фестивальное мероприятие по формату и составу артистов, проведение его невозможно без составления бюджета и букинга исполнителей. Что же включают в себя эти понятия?

Составление бюджета мероприятия:  Первое, что следует сделать организаторам фестиваля сразу после утверждения его идеи, это составить бюджет мероприятия (осуществляется это обычно в таблице Excel), прописав все статьи планируемых расходов, совокупность которых определит будущую экономическую часть фестиваля. В случае с «Усадьбой. Джаз» расходная часть бюджета состоит из следующих позиций:

1. Расходы на аренду концертной площадки;

2. Чистый гонорар (вознаграждение артистам за выступление).

3. Техническая часть (звук, свет и пр. (как правило, составляет 30–40 процентов бюджета).

4. Затратная часть музыкальной программы (питание, проживание, перелеты и трансферы артистов, их менеджмента и технических сотрудников).

5. Расходы на административную группу (здесь важно определить ее численность и учесть занятость каждого сотрудника в период подготовки и постпродакшна мероприятия).

6. Непредвиденные расходы (не менее 10 процентов от общей суммы бюджета).

7. Расходы на изготовление сувенирной продукции (футболки, кепки, банданы).

8. Расходы на рекламную кампанию (требуют отдельного бюджетирования и составляют, как правило, около 15–20 процентов от общей суммы бюджета; PR – поддержка мероприятия, по возможности, должна осуществляться на бартерных условиях, а живые деньги – тратиться на размещение на прямых рекламных носителях).

9. Согласования и разрешения (местная администрация, ГИБДД, УВД, служба «Скорой помощи, МинЧС, Противопожарная служба, УФСБ).

10. Расходы на услуги частного охранного предприятия, сотрудники которого будут обеспечивать безопасность непосредственно во время фестиваля (крайне важна согласованность его работы с работой штатной охраны объекта, на котором проводится фестиваль (если таковая имеется).

11. Расходы на изготовление билетов и прочих пропускных документов (бейджи, браслеты и т.п.).

12. Расходы на транспорт (доставка концертного оборудования и техники, автомобили для артистов и персонала и пр.).

13. Расходы на службу парковки (ее сотрудники выстраиваются по всему периметру фестивальной площадки и, во-первых, следят за тем, чтобы посетители ставили машины только в отведенных для этого местах, во-вторых, отгораживают специальные зоны территории, предназначенные для VIP-парковки).

14. Расходы на изготовление CD/DVD-сборников (очистка прав, производство тиража).

15. Отчисления в общества по управлению коллективными правами (во время или сразу после фестиваля организаторам необходимо оформить отношения с РАО, размер отчислений которому составит 5 процентов от общего валового сбора мероприятия).

16. Расходы на организацию кейтерингового обслуживания (точки питания для зрителей, отдельно – питание артистов и персонала).

17. Расходы на уборку территории (если фестиваль проходит в течение несколько дней, весь мусор, оставшийся с предыдущего вечера, должен быть убран не позднее 8-9 часов утра, времени, когда начинается саундчек. Иначе артисты (особенно иностранные) могут предъявить претензии к грязной площадке).

18. Расходы на установку мобильных туалетных кабин (их количество должно соответствовать числу зрителей, ожидаемых на фестивале).

19. Расходы по страховке фестиваля.

Букинг артистов:  Ни один музыкальный фестиваль не возможен без его главной составляющей – выступлений артистов. Договориться с российскими исполнителями, как правило, несложно, причем большинство из них (за исключением артистов топ - уровня) довольно снисходительны к недостаткам технического обеспечения и неприхотливы в быту. Между тем, приглашение иностранных звезд требует повышенного внимания к большому количеству деталей.

Цепочка контактов при подписании иностранного исполнителя выглядит следующим образом: промоутер приглашающей стороны связывается с букинговым агентством, представляющим артиста на эксклюзивных или неэксклюзивных условиях. Как правило, оно совмещено с менеджментом исполнителя, однако если артист много гастролирует, то в разных регионах мира его интересы могут представляться разными букинговыми агентствами (в США и Канаде – одной компанией, в Восточной Европе – другой, в Азии – третьей). Именно с букинговым агентством промоутеры фестиваля подписывают контракт, особое внимание в котором следует обратить на следующие моменты:

1) Из договора должно ясно следовать, что артист согласен приехать на мероприятие, обозначена конкретная дата его выступления и его продолжительность;

2) Условия технического райдера (его нужно внимательно прочитать, сопоставить с имеющимися техническими возможностями, согласовать с компанией - техническим партнером и понять, есть ли возможность для осуществления райдера);

3) Условия бытового райдера (нельзя, например, допустить, чтобы концерт сорвался из-за отсутствия в гримерке любимого шоколада артиста, наличие которого должно было быть обеспечено согласно подписанному договору).

Филипп МАКЛАКОВ