Новости
29 января 2009

Как организовать эффективную работу предприятия

17 января в Государственном университете управления состоялась вторая лекция из антикризисного курса, который независимый юридический консультант Владимир Туров подготовил специально для специализации «Менеджмент в ресторанном бизнесе и клубной индустрии».

Напомним, что во время первой лекции речь шла о причинах возникновения мирового финансового кризиса, а также о том, каким образом можно оценить эффективность сотрудников компании. Во время второго занятия Владимир Туров акцентировал внимание аудитории на способах оценки эффективности всей организации.

При оценке эффективности предприятия необходимо учитывать, по меньшей мере, семь параметров.

• Организация, коммуникации, сотрудники
• Маркетинг, реклама, продажи
• Финансы и бухгалтерия
• Производство и предоставление услуг
• Качество и квалификация сотрудников
• Связи с общественностью
• Администрирование

«Владелец бизнеса обязан лично сформулировать правила и стандарты по каждому из перечисленных параметров, а также лично или через своих представителей контролировать функционирование каждой отдельно взятой сферы деятельности предприятия», - сказал в начале занятия Владимир Туров. После этого учредитель юридической конторы «Туров и партнеры» рассказал об условиях, которые должны выполняться для того, чтобы во время финансового кризиса предприятие работало как можно более эффективно.
Организация, коммуникация, сотрудники

Компания должна иметь оптимальную с точки зрения ее технологии структуру, с которой должны быть ознакомлены все сотрудники. Компания должна быть укомплектована подходящими сотрудниками, которые при этом находятся на своих местах, «ненужных» сотрудников быть не должно. У каждого сотрудника должен быть экземпляр должностных инструкций, которые он должен знать и выполнять. Необходимо, чтобы в компании существовали определенные принципы коммуникации между сотрудниками, и информация внутри компании передавалась быстро, без искажений и потерь - нужные документы в эффективной компании не теряются, и их быстро можно найти. В компании должна быть внедрена система контроля, позволяющая наглядно увидеть результативность работы как всей компании, так и ее подразделений и отдельных сотрудников, которые, в свою очередь, должны быть ознакомлены с существующей системой вознаграждений и поощрений. Тогда получится, что сотрудники компании будут заинтересованы в повышении продуктивности своей работы и стремиться ее повысить.
Маркетинг, реклама, продажи

В компании должны проводиться опросы потенциальных клиентов, перед тем как формировать новые продукты или услуги, а на основе полученных в ходе опроса данных должны разрабатываться рекламные и информационные материалы. Таким образом, будет происходить увеличение исходящего из компании потока. Для того чтобы клиенты легко могли получить дополнительную информацию о преимуществах работы именно с вашей компанией, необходимо постоянно обновлять информацию на сайте. Кроме того, нужно завести базу данных о клиентах, которые хотя бы раз у вас что-то приобрели. Соответственно, нужно сделать так, чтобы клиенты регулярно получали письменную или электронную информацию о новостях компании и новых предложениях. Желательно перевести менеджеров по продажам на процент от совершенных продаж, а также установить планы по доходу компании на неделю, месяц, квартал и год. У каждого менеджера по продажам должен быть свой индивидуальный план по доходу, который он должен стремиться выполнять.
Финансы, бухгалтерия

Нужно обеспечить функционирование системы, при которой деньги от клиентов за оказанные услуги или проданную продукцию поступали бы в компанию своевременно и полностью, а поступившие деньги правильно оформлялись. Расходы компании обязательно должны планироваться, и осуществляться может только то, что запланировано. Счета, которые были утверждены руководством, нужно оплачивать своевременно, сводя к минимуму всевозможные задержки. Одно из ключевых требований состоит в том, что компания должна зарабатывать больше, чем расходовать. Нужно стремиться, чтобы так было на самом деле. Нужно быть готовым к тому, чтобы в любой момент времени и в понятной форме предоставить учредителю компании информацию о текущем финансовом состоянии. Бухгалтерская документация должна периодически подвергаться аудиторской проверке. Только грамотный и правильный контроль приведет к тому, что материальная часть компании будет находиться в хорошем состоянии и может быть продана без существенного снижения стоимости.
Производство, предоставление услуг

В вашей компании должны существовать графики производства или предоставления услуг, а клиент легко может получить информацию о том, на каком этапе производства находится их заказ. У вашей компании должны быть налаженные и надежные отношения с подрядчиками и поставщиками, а материалы, необходимые для производства или предоставления услуг, должны поставляться своевременно в нужном количестве и надлежащего качества. При этом не стоит забывать о работе по оптимизации производства и сокращению производственных затрат – следить за этим крайне необходимо. Чтобы избежать проблем и сбоев в общей системе функционирования, нужно предусмотреть возможность того, что производство компании может быстро и без существенных затрат быть перенастроено в том случае, если продукт или услуга компании будут скорректированы. В случае повышения спроса фирма должна быть готова к резкому увеличению объемов производства и предоставления услуг. Ну и, очевидно, что место, где клиент может получить продукт или услугу, должно быть удобным для большинства клиентов.
Качество, квалификация сотрудников

Утвердите в своей компании стандарты качества производимой продукции или оказываемых услуг. Реализовать это можно путем внедрения собственной системы оценки качества и контроля этого процесса. Кроме того, нужно внедрить технологию исправления брака продукции или услуг, и постоянно заниматься обучением сотрудника, повышением его квалификации. Для этого нужно разработать программу обучения, которую прошел бы каждый сотрудник компании. Что касается технологических процессов, то они должны быть подробно описаны, а также должен существовать компетентный сотрудник, знающий основные технологические процессы и способный найти правильную причину снижения качества конечного продукта и добиться ее устранения. Все это приведет к тому, что количество недовольных клиентов компании уменьшится, а ценность сотрудника (доход компании на одного сотрудника) – увеличится.
Связи с общественностью, расширение бизнеса

Компания должна принимать участие в общественной жизни и иметь положительную репутацию в области своей деятельности. Показательным моментов в этом плане станет увеличение количества бесплатных публикаций и статей специалистов компании в прессе. Необходимо, чтобы внешний вид офиса компании и сотрудников компании соответствовал принятым в области вашего бизнеса нормам и продолжал улучшаться. В структуре компании должны работать сотрудники, чьей основной задачей является нахождение новых клиентов, причем для этого существует работающая, хорошо отлаженная технология. В процессе работы компании нужно добиться того, чтобы существующие клиенты легко могли рекомендовать вашу компанию своему окружению. Также крайне важно, чтобы ваша фирма увеличивала свое присутствие в других регионах, то есть постоянно должна вестись работа по открытию новых филиалов.
Администрирование

У вас должна быть четко сформулированная идея, миссия вашего бизнеса, соответственно, у компании – четко сформулированная цель, причем цель эта должна быть известна и понятна всем сотрудникам. Старайтесь утвердить основные принципы ведения дел, донести их до сотрудников и следить за их соблюдением. Компания должна быть оснащена всеми необходимыми для работы средствами коммуникации, и здесь есть существенный момент, о котором периодически забывают – чтобы не было проблем, использовать нужно лицензионные программные продукты. Ваш бизнес должен быть легальным – компания правильно оформлена юридически, как и взаимоотношения с сотрудниками, клиентами и поставщиками. Утвердите стратегический план компании, чтобы согласовать с ним текущую деятельность. Кроме того, в компании должны быть руководители высшего звена, способные управлять компанией без непосредственного участия учредителя. Наконец, вас, как учредителя, должна удовлетворять скорость развития вашего бизнеса.

В идеальном случае должны выполняться все приведенные выше параметры. Понятно, что достичь идеала очень непросто, но это вовсе не значит, что нужно успокаиваться, когда будет реализована какая-то часть этих требований. Прекратив стремиться к вершине, компания быстро сдаст свои позиции, и в какой-то момент сложную систему успешного функционирования придется выстраивать с самого начала. Чтобы этого не произошло, владелец компании должен все время контролировать происходящее, требовать представлять ему отчеты, проводить беседы с сотрудниками. Такой способ поведения будет мотивировать сотрудников, они будут стремиться работать эффективнее. Если каждый сотрудник будет работать максимально эффективно и не снижать к себе требования, то перспективы компании, в которой он работает, будут выглядеть очень и очень привлекательно.
Все новости >